Wenn das Projektgeschäft anzieht, geraten Prozesse schnell unter Druck. Unübersichtliche Budgets, fehlende Freigaben, manuelle Spesenabrechnung – das raubt Teams Zeit und Energie.

Die gute Nachricht: Es geht auch einfacher. Mit diesen fünf smarten Prozessen machst Du Dein Unternehmen effizienter.  

Warum dieser Prozess so wichtig ist

Viele Projekte scheitern nicht an schlechter Umsetzung, sondern an schlechter Planung. Ohne saubere Budgetierung entsteht Unklarheit: Was ist im Projektumfang enthalten? Welche Leistungen sind Mehrarbeit? Und wie steht es eigentlich um die Rentabilität?

So sollte der Prozess aussehen

1️⃣ Projektinitialisierung: Projekt wird mit Budgetgrenzen angelegt (z. B. 10.000 € pauschal oder 100 Stunden Aufwand)

2️⃣ Kostenvoranschlag: Detaillierte Auflistung geplanter Leistungen mit Kalkulationsbasis (z. B. Tagessatz, Aufwand pro Leistung)

3️⃣ Freigabe & Dokumentation: Kundenseitige Freigabe im System dokumentieren

4️⃣ Verknüpfung mit Projektverlauf: Tatsächlicher Aufwand wird fortlaufend mit dem Plan verglichen

5️⃣ Abweichungsanalyse: Bei Überschreitungen farbige Hinweise (z. B. rote Farbe bei Kostenüberschreitung)

Budgets und Kostenvoranschläge in TEAMBOX 💡

Du erstellst Projektbudgets und Kostenvoranschläge direkt im System. Einzelne Positionen lassen sich aus Leistungslisten oder vergangenen Projekten übernehmen. Die Verknüpfung mit der Zeiterfassung ermöglicht Dir ein präzises Projekt-Monitoring – inklusive Live-Abgleich von geplant vs. tatsächlich. Und mit einem Klick wandelst Du genehmigte Voranschläge in Rechnungen um. Hier gibt es weitere Informationen zu Kostenvoranschlägen und Budgets in TEAMBOX. 

Warum dieser Prozess so wichtig ist

Sobald Projekte größer werden, braucht es strukturierte Freigaben – sei es bei Angeboten, Budgets oder Rechnungen. Ansonsten wird zu viel „nach Gefühl“ entschieden – oder wichtige Dokumente liegen tagelang unbearbeitet in der Mailbox.

So sollte der Prozess aussehen

1️⃣ Trigger definieren: z. B. jede Rechnung über 5.000 € braucht Freigabe von Person X

2️⃣ Benachrichtigungen automatisieren: Verantwortliche werden bei offenen Freigaben automatisch erinnert

3️⃣ Statusverfolgung: Im System ist jederzeit sichtbar, wo ein Dokument steht

4️⃣ Versionierung & Kommentarfunktion: Feedback zur Freigabe kann direkt im Tool hinterlegt werden

Freigabeprozesse in TEAMBOX 💡

Unsere Success-Manager:innen richten Dir individuelle Freigabeprozesse ein – z. B. für Rechnungen, Budgets oder Angebote. Einmal aktiviert, laufen die Freigaben automatisch und nachvollziehbar ab. Die Einrichtung erfolgt einmalig – dann kannst Du den Workflow beliebig oft nutzen, ohne zusätzlichen Aufwand.

Warum dieser Prozess so wichtig ist

Spesenabrechnung ist ein klassischer Produktivitätskiller: Quittungen sammeln, ausdrucken, einscannen, Formulare ausfüllen – das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

So sollte der Prozess aussehen

1️⃣ Mobile Erfassung: Spesen direkt unterwegs erfassen (Foto hochladen, Betrag eintragen)

2️⃣ Vordefinierte Kategorien: z. B. Reise, Verpflegung, Hotel etc.

3️⃣ Automatisierter Genehmigungs-Workflow: Alle Verantwortlichkeiten im Blick

4️⃣ Integration in Finanzsysteme: Für nahtlose Übergabe an Buchhaltung (zum Beispiel über die diversen TEAMBOX-Schnittstellen Bexio, Datev und Co.)

Spesenabrechnung in TEAMBOX 💡

Du verwaltest Spesen vollständig digital – mit individuell konfigurierbaren Genehmigungsprozessen. Mitarbeitende laden Belege direkt ins System hoch, TEAMBOX ordnet diese automatisch dem richtigen Projekt und der passenden Kostenstelle zu. Du siehst sofort, welche Ausgaben offen sind und welche bereits genehmigt wurden. Informationen zur Spesenabrechnung und weiteren HR-Funktionen gibt es hier. 

Warum dieser Prozess so wichtig ist

Fehlende Übersicht ist einer der Hauptgründe für ineffizientes Arbeiten. Wenn Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines nicht klar sind, entstehen Engpässe und Doppelarbeit.

So sollte der Prozess aussehen

1️⃣ Projektstruktur festlegen: mit Phasen, Aufgaben und Meilensteinen

2️⃣ Verantwortlichkeiten zuweisen: wer macht was – bis wann

3️⃣ Zeiterfassung verknüpfen: damit der Fortschritt transparent bleibt

4️⃣ Statusvisualisierung: z. B. Kanban oder Gantt-Diagramm

Projektmanagement in TEAMBOX 💡

Projektmanagement ist in TEAMBOX tief mit Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Controlling verzahnt. Du erstellst Aufgaben mit Deadlines, definierst Abhängigkeiten und kannst den Fortschritt per Dashboard in Echtzeit überwachen. Das schafft Klarheit – für Teams und Führung. Mehr zum Projektmanagement in TEAMBOX findest Du hier. 

Warum dieser Prozess so wichtig ist

Niemand möchte Daten doppelt pflegen. Gleichzeitig schreckt der Gedanke ab, selbst komplexe Automatisierungen in Zapier oder Make bauen zu müssen.

So sollte der Prozess aussehen

1️⃣ Smarte Standard-Schnittstellen: z. B. zu DATEV, Personio, Mailchimp, HubSpot

2️⃣ Einrichtung: durch Anbieter-Support oder Eigenbau mit API-Doku

3️⃣ Automatisierte Abläufe für wiederkehrende Aufgaben: z. B. Angebot → Projekt → Rechnung

Integrationen in TEAMBOX 💡

Du nutzt zahlreiche Schnittstellen zu gängigen Tools – viele davon direkt verfügbar oder mit Unterstützung unseres Success-Teams leicht integrierbar. Automatisierte Abläufe lassen sich vorgeben und aktivieren – ganz ohne technisches Know-how. Damit Prozesse ineinandergreifen, ohne dass Du sie selbst bauen musst. Welche Integrationen TEAMBOX anbietet, findest Du hier aufgelistet.

Smarte Prozesse machen nicht nur den Unterschied zwischen Chaos und Struktur – sie sind der Schlüssel zu Effizienz, Planbarkeit und wirtschaftlichem Wachstum.

Die fünf hier vorgestellten Workflows zeigen: Es braucht keine Großbaustellen, um Wirkung zu entfalten. Wenn Budgets klar definiert, Freigaben automatisch gesteuert, Spesen digital erfasst, Projekte durchdacht gemanagt und Tools sinnvoll verknüpft werden, entstehen aus vielen kleinen Hebeln große Effekte.

Mit TEAMBOX kannst Du genau das umsetzen – ohne monatelange Implementierungsprojekte, sondern mit Systemen, die direkt einsatzbereit sind.

Starte jetzt mit den Prozessen, die wirklich zählen – und mach aus guter Arbeit exzellente Abläufe.