Controlling in Agenturen: Weniger raten, mehr wissen

Vorauszahlungen verfälschen, offene Rechnungen verzögern, und stille Kosten fressen Margen. Ohne Controlling erhältst Du nie ein richtiges Gespür für Deine Agentur. In diesem Beitrag zeigen wir, warum Controlling für Agenturen jeder Größe unverzichtbar ist – und wie es Dir genau die Transparenz liefert, die Du brauchst.

Ziel von Controlling: Steuerbarkeit. Nicht Mikromanagement. Nicht Misstrauen.

Es geht um klare Informationen zu Projekten, Auslastung und Ertragskraft (Rohertrag/Gross Income). So triffst Du Entscheidungen, bevor es brennt.

Ohne Controlling kommt es zu Blind Spots, die früher oder später die Wirtschaftlichkeit Deines Unternehmens gefährden können. 

Hohe Liquidität ≠ Gesundheit des Geschäfts.

Umsatz ≠ Rohertrag (Gross Income): OOP/Fremdleistungen drücken Margen.

Verdeckte Überstunden: Marge kippt unbemerkt.

Zu spätes Nachkalkulieren: Erkenntnisse kommen, wenn es zu spät ist.

Kontostand Effekt: Vorkasse beruhigt heute – und reißt morgen Löcher.

Kein Forecast: Kapazitätsengpässe oder Leerlauf bleiben verborgen.

Controlling ist nicht Mikromanagement. Es ist Navigation: Wo stehst Du heute, wohin fährst Du morgen – und was kostet der Kurswechsel?

Was passiert?
Ein volles Konto hat zwei Ursachen: starke Performance oder hohe Vorauszahlungen für Leistungen, die Du noch erbringen musst. Werden diese Leistungen später teurer als geplant, kippt das Ergebnis – obwohl das Konto heute gut aussieht.

Wie hilft Controlling?
Trenne Rechnung, Leistung und Zahlung. Stelle periodengerecht dar, was bereits geleistet, fakturiert und bezahlt ist. So erkennst Du rechtzeitig, ob die Liquidität aus echter Ertragskraft stammt – oder aus vorgezogenen Cash-Effekten

Was passiert?
Hoher Umsatz wirkt stark. Doch hohe Out‑of‑Pocket‑Kosten (OOP) und Fremdrechnungen drücken den Rohertrag. Umsatz ohne Kontext führt in die Irre.

Wie hilft Controlling?
Miss Gross Income konsequent: Erlöse minus Fremdleistungen. Mit Custom‑Feldern (z. B. Beratung Website vs. Beratung Event) trennst Du Produktlinien sauber und siehst, was wirklich trägt. Weniger raten. Mehr wissen.

Was passiert?
Unsaubere Zeiterfassung pro Leistung macht Mehrarbeit unsichtbar. Die Marge kippt, ohne dass Du die Ursache siehst.

Wie hilft Controlling?
Erfasse Zeiten konsequent auf Leistungs/Phasenebene. Verknüpfe sie mit kalkulierten Sätzen. So wird sichtbar, wo Überstunden entstehen und warum und ob Pauschalen, Anforderungen oder Ressourcenmix die Treiber sind.

Was passiert?
Viele Teams rechnen erst am Ende nach – wenn die Abweichung schon passiert ist. Lerneffekte kommen verspätet, Budgets bleiben falsch.

Wie hilft Controlling?
Mache Nachkalkulation zum laufenden Prozess: Meilenstein erreicht? Kalkulation aktualisieren. Erkenntnisse direkt in Angebote, Pakete und Stundensätze zurückspielen. So skalierst Du Erfahrung in Daten.

Was passiert?
Akontos beruhigen heute – und reißen morgen Löcher, wenn die Folgeleistung höher ausfällt oder später abgerechnet wird.

Wie hilft Controlling?
Bewerte Cash Bestände immer im Kontext von offenen Leistungen und offenen Rechnungen. So vermeidest Du Scheinsicherheit und planst Liquidität realistisch.

Was passiert?
Ohne Forecast bleibt Planung ein Ratespiel. Engpässe, Leerlauf und Cash Dellen überraschen Dich.

Wie hilft Controlling?
Ein gutes Controlling verzahnt Pipeline, laufende Projekte und Kapazitäten. So erkennst Du früh, wann Du verkaufen, rekrutieren oder priorisieren musst – und welche Projekte Deine nächsten Wochen tragen.

Controlling verhindert nicht jedes Problem. Aber es macht jedes Problem früher sichtbar. Das ist die halbe Miete. Der Rest ist konsequentes Handeln.

Für den Deep Dive in Projektcontrolling, inklusive Nachkalkulation und praxisnahen KPIs, lies unseren Beitrag „Projektcontrolling in Agenturen – sind Deine Projekte profitabel?“ Dort zeigen wir im Detail, wie Du Projekte auf Kurs hältst – inkl. Beispiel-Reports und Tipps.

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Der Clou: Controlling ist eingebaut, nicht angeklebt. Clever planen, klar entscheiden. Baue dir eigene Reports mit wenigen Klicks einfach selbst. Du kannst aus dutzenden KPIs auswählen und dadurch individuelle Cases abbilden.

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Controlling ist kein Luxus. Es ist das Navigationssystem für Agenturen jeder Größe. Es macht Ertragskraft sichtbar, Kapazitäten steuerbar und Liquidität planbar. 

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