Rechnungen mit QR-Code: Jetzt noch einfacher

Rechnungsstellung gehört nicht zu den Dingen, die man besonders kreativ gestalten will. Sie muss funktionieren. Schnell, rechtssicher und am besten automatisiert. Genau deshalb unterstützt TEAMBOX ab sofort die Erstellung von QR-Rechnungen nach dem aktuellen Standard Version 2.3 – und sorgt im Hintergrund dafür, dass alles reibungslos läuft.

Was auf den ersten Blick wie ein kleines Update aussieht, spart in der Praxis viel Zeit – und schützt vor unnötigen Fehlern.

Mit der neuen Spezifikation für QR-Rechnungen (Version 2.3) gelten genauere Anforderungen an die Struktur der Rechnungsadresse. Konkret heißt das:

• Straße und Hausnummer müssen in getrennten Feldern im QR-Code hinterlegt sein
• Nur strukturierte Adressen sind erlaubt – „Freitext“ wird nicht mehr akzeptiert
• Damit eine QR-Rechnung gültig ist, müssen diese Felder korrekt ausgefüllt und übergeben werden

Das ist wichtig, weil der QR-Code von Banken, Buchhaltungssystemen oder Rechnungsempfängern maschinell ausgelesen wird. Schon kleinste Abweichungen können dazu führen, dass Zahlungen verzögert oder falsch zugeordnet werden.

Natürlich kannst Du Deine Adressdaten manuell anpassen – aber noch besser: TEAMBOX erledigt das für Dich.

Unser System erkennt in den meisten Fällen automatisch, wo die Straße endet und wo die Hausnummer beginnt. Dabei stützt sich die Erkennung auf die gängigsten Adressformate, wie sie in Deutschland, Österreich und der Schweiz üblich sind.

Eingetragen: 
„Hauptstraße 22a“

Automatisch aufgeteilt in:
Straße: „Hauptstraße“
Hausnummer: „22a“

Das spart Zeit – vor allem, wenn Du viele Kund:innen oder Lieferadressen in Deinen Stammdaten hast.

Damit eine QR-Rechnung korrekt erzeugt wird, muss die Adresse einer Firma bestimmten Kriterien entsprechen. Das Gute: TEAMBOX zeigt Dir schon bei der Auswahl, ob alles passt.

Verknüpfte Adresse erforderlich

Wähle im Empfängerfeld eine Firma aus den bestehenden Adressen aus. Diese erkennst Du am grünen Link-Icon (siehe Bild). Nur dann wird die Adresse korrekt in den QR-Code übernommen.

Kein manuell eingetragener Firmenname

Trägst Du den Namen händisch ein (graues Link-Icon), kann keine QR-Rechnung erzeugt werden.

Keine Adressänderung im Empfängerfeld

Auch wenn Du eine Adresse ausgewählt hast – sobald Du die Straße oder Hausnummer im Empfängerfeld änderst, verlieren die Daten ihre Struktur. Die QR-Rechnung wird dann blockiert.

Diese klaren Regeln sorgen dafür, dass die generierten QR-Codes verlässlich auslesbar und technisch sauber sind.

Falls eine QR-Rechnung nicht erstellt werden kann, bekommst Du in TEAMBOX direkt eine Fehlermeldung. Meistens liegt das an der Adresse – und das lässt sich schnell beheben:

Problem
Straße und Hausnummer wurden nicht automatisch erkannt.

Lösung
In den Kontaktinformationen die Hausnummer manuell ins entsprechende Feld eintragen.

Problem
Firma wurde manuell eingegeben.

Lösung
Eine gespeicherte Adresse aus dem Adressbuch wählen.

Problem
Adresse wurde im Empfängerfeld bearbeitet.

Lösung
Die Adresse in den Stammdaten anpassen – nicht im Rechnungsformular selbst.

QR-Rechnungen nach Standard 2.3 sind kein optionaler Komfort mehr – sie sind zunehmend Voraussetzung für einen reibungslosen Zahlungsprozess. TEAMBOX hilft Dir, dabei den Überblick zu behalten:

• Mit automatischer Strukturierung
• Und klaren Hinweisen im System

Einmal sauber aufgesetzt, läuft die Erstellung standardkonformer QR-Rechnungen wie von selbst. Und wenn doch mal etwas klemmt, hilft unser Support-Team – oder ein Blick in die Hilfeartikel direkt in TEAMBOX.