Wir starten mit einem Kickoff, bei dem wir Eure Prozesse und die weiteren Schritte besprechen. In den folgenden Terminen berate ich Dich dabei, wie Du Eure Teambox effektiv nutzen kannst, bespreche mit Dir die gewünschten Konfigurationen und schule Dich in allen relevanten Prozessen. Zudem stehe ich Dir jederzeit bei allen Fragen zur Verfügung und bin Dein direkter Ansprechpartner.

Für eine erfolgreiche Einführung der Teambox ist es wichtig, dass Du Dir Zeit für unsere Termine nimmst und diese auch entsprechend vor- und nachbereitest.

Falls Du bestehende Daten in die Teambox importieren möchtest, fülle bitte die Importvorlagen nach unserem Schema aus.

Um sich ideal auf das Onboarding vorzubereiten, überlege Dir bitte:

• Welche alten Daten sollen übernommen bzw. importiert werden?
• Wie sollen die im Auftrag gebuchten Schnittstellen im Detail eingerichtet werden?
• Wer ist hauptverantwortlich für das Projekt und wer soll in das Kernteam einbezogen werden?

In der Regel empfiehlt es sich, sowohl Entscheidungsträger als auch aus jeder Abteilung einen Ansprechpartner dabei zu haben. Die meisten unserer Kunden starten mit 2 bis 5 Personen im Kernteam.

Wichtig ist, dass Du eine Person definierst, die hauptverantwortlich für das Projekt ist und auch die benötigte Zeit dafür hat.

Je nach Budget und eigenen Vorlieben stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Wir schulen das Team geclustert nach Verantwortlichkeiten – z.B. Zeiterfassung getrennt von Projektmanagement und Rechnungsstellung.
• Train the Trainer – wir schulen je Bereich ein paar Personen, die zu Teambox-Experten werden und wiederum intern bei Euch schulen können.

Bei Fragen zur Teambox kannst Du Dich nach dem Onboarding, aber auch schon währenddessen jederzeit an unseren inkludierten Support wenden. Diesen erreichst Du ganz einfach per E-Mail unter support@teambox.eu.

Solltest Du komplexere Themen beziehungsweise weitere Individualisierungen besprechen wollen oder zusätzliche Schulungen benötigen, kannst Du auch gerne nach dem Onboarding kostenpflichtige Beratungstermine bei mir buchen.

Logo als .eps – dieses wird im Cockpit Eurer Teambox angezeigt.

• Briefpapier als A4 PDF im Hochformat, max. Version 1.4, mit korrekt platziertem Logo und Kopf-/Fußzeile. Andere Elemente wie Blindtext, Seitenzahlen, Anmerkungen oder Schnittmarken dürfen nicht enthalten sein, da diese sonst in den von der Teambox erzeugten PDFs enthalten wären. Falls sich die Folgeseite Eures Briefpapiers von der ersten Seite unterscheidet oder Ihr für die Ausgabe fremdsprachiger Dokumente ein abweichendes Briefpapier verwenden möchtet, sende uns diese Daten bitte ebenfalls zu.
• Für die individuelle Programmierung Eurer Angebote/Rechnungen benötigen wir exakte Vorlagen, wie diese aussehen sollen (als PDF).

Solltet Ihr im Projektmanagement den Balkenplan ebenfalls mit Branding verwenden wollen, sende uns bitte zusätzlich Folgendes:

• A4 PDF im Querformat, max. Version 1.4, mit korrekt platziertem Logo und Kopf-/Fußzeile
• Auch hier dürfen andere Elemente wie z.B. Seitenzahlen nicht enthalten sein
• Wenn sowohl die A4- als auch die A3-Ausgabe des Balkenplans genutzt werden soll, schicke uns Eure Vorlage bitte je einmal im A4- und einmal im A3-Format

Wir benötigen die für die Dokumente zu verwendende Schrift im TTF-Format. Falls Du uns eine komplette Schriftfamilie zukommen lässt, teile uns bitte mit, welche der Schriften tatsächlich genutzt werden sollen (z.B. für normalen Text die Light-Version und für fetten Text die Semibold-Version). Im Fließtext können vier Schriftschnitte (normal, fett, kursiv, fett kursiv) verwendet werden.

Bitte lade Dir die Excel-Datei zur Unterstützung der Definition der Leistungsadministration herunter und trage dort die nötigen Daten ein. Als Hilfestellung hier eine Übersicht der Strukturierungsmöglichkeiten.

Zwei Faktoren sind hierbei wichtig: Zum einen müssen alle Tarife (und ggf. unterschiedliche Stundensätze) abgebildet werden, zum anderen bestimmt die Zuordnung der Tarife auf Kostenarten die Möglichkeiten des Controllings (d.h. was Du dort wie sehen willst, bestimmt die Komplexität bzw. Struktur).

Wichtig: Die Excel-Vorlage dient dazu, sich die gewünschte Struktur zu überlegen. Im Workshop besprechen wir die vorbereitete Strukturierung und ich gebe Dir Best-Practice-Tipps zur Anlage und den daraus resultierenden Möglichkeiten hinsichtlich des Controllings.