Projektcontrolling in Agenturen – sind Deine Projekte profitabel?

Viele Agenturen und Dienstleistungsunternehmen haben ein gutes Bauchgefühl dafür, ob ein Projekt „gut lief“. Aber reicht das aus, um belastbare Entscheidungen zu treffen? Vor allem, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, Budgets knapp kalkuliert sind und Ressourcen übergreifend eingesetzt werden?

Die Antwort kannst Du Dir denken: Nein, ein Bauchgefühl reicht nicht. Wo das Bauchgefühl aufhört, fängt Projektcontrolling an. Aber von vorne: Was ist Projektcontrolling? Projektcontrolling ist keine administrative Pflicht, sondern Grundlage für unternehmerisches Handeln. 

Projektcontrolling ist die laufende Steuerung und Überwachung von Projekten anhand definierter Kennzahlen. Ziel ist es, die wirtschaftliche Effizienz und Zielerreichung eines Projekts sicherzustellen – also: Läuft das Projekt im Budget? Sind die Ressourcen richtig eingesetzt? Stimmen Aufwand und Ertrag? Das Projektcontrolling zeigt, ob Projekte profitabel sind – und warum nicht. 

Dazu braucht es mehr als Bauchgefühl: Projektcontrolling verknüpft Planwerte mit Ist-Daten, macht Abweichungen sichtbar und ermöglicht fundierte Entscheidungen. Es ist damit nicht nur ein Rückblick – sondern ein zentrales Steuerungsinstrument für zukunftsorientiertes Arbeiten.

Deckungsbeitrag und Produktivität zählen zu den zentralen Kennzahlen im Projektcontrolling von Agenturen. Auch in unserer aktuellen TEAMBOX-Kundenbefragung wurden diese KPIs, neben der Retention, aber dazu an anderer Stelle mehr, als entscheidend für die wirtschaftliche Steuerung genannt.

Der Deckungsbeitrag gibt an, wie viel ein Projekt zur Deckung der Fixkosten und zum Gewinn des Unternehmens beiträgt – nachdem die variablen Kosten abgezogen wurden.

Formel:
Deckungsbeitrag = Erlös – variable Kosten

Ein Beispiel:
Ein Projekt bringt Umsatz von 40.000 €, verursacht jedoch variable Kosten (z. B. Freelancer, Material, direkt zurechenbare Personalkosten) von 18.000 €.

→ Deckungsbeitrag = 40.000 € – 18.000 € = 22.000 €

Dieser Betrag steht nun zur Verfügung, um fixe Kosten wie Miete, Gehälter oder interne Infrastruktur zu decken – und idealerweise auch Gewinn zu erwirtschaften.

In der Praxis:
Deckungsbeiträge sollten pro Projekt betrachtet und mit der Planung verglichen werden. Werden sie unterschritten, ist schnelles Handeln gefragt – z. B. durch Ressourcenumverteilung oder Anpassung der Projektleistung.

Stell Dir vor, Du leitest eine Agentur mit rund 30 Mitarbeitenden. Zwei aktuelle Projekte laufen parallel:

Trotz höherem Umsatz bei Projekt B ist Projekt A deutlich profitabler. Ohne systematische Bewertung wäre das kaum sichtbar – viele Unternehmen tappen genau hier in die Umsatz-Falle. Sie feiern „große Projekte“, obwohl sie in Wahrheit wenig oder gar nichts zum Gewinn beitragen. 

Mit einer Agentur Management Software wie TEAMBOX kannst Du solche Auswertungen automatisieren – und Deine Ressourcen gezielt dort einsetzen, wo sie am meisten bringen. Im Beispiel unten siehst Du einen typischen TEAMBOX Report, der Dir beim managen Deiner Projekte hilft. 

1. Deckungsbeitrag total

Den Deckungsbeitrag haben wir weiter oben bereits erklärt. Der absolute Deckungsbeitrag gibt an, wie viel Geld nach Abzug der variablen Kosten aus einem Projekt übrig bleibt. Er zeigt, wie viel ein Projekt zur Deckung der fixen Kosten (z. B. Gehälter, Miete) und zum Gewinn beiträgt. 

2. Deckungsbeitrag prozentual

Diese Kennzahl stellt den Deckungsbeitrag ins Verhältnis zum Umsatz. Sie zeigt, wie effizient ein Projekt war – also wie viel Prozent des Umsatzes zur Deckung fixer Kosten beitragen. Ein höherer Wert deutet auf ein profitableres Projekt hin.

3. Gross Income (Bruttoertrag)

Das Gross Income umfasst alle Erlöse abzüglich direkter Projektkosten (z. B. Subdienstleister, Material) – ist also der Ertrag aus der eigenen Leistungserbringung. Gross Income ist ein guter Ausgangspunkt, um die Wirtschaftlichkeit interner Ressourcen zu bewerten.

4. Stunden kalkuliert (h kalkuliert)

Zeigt, wie viele Stunden ursprünglich für ein Projekt veranschlagt wurden – also das geplante Zeitbudget. Diese Zahl kommt meist aus der Angebots- oder Ressourcenplanung. Diese KPI ist essenziell für Soll-Ist-Vergleiche.

5. Stunden erfasst (h erfasst)

Zeigt, wie viele Stunden tatsächlich auf das Projekt gebucht wurden – durch Zeiterfassung oder manuelle Nachträge. In Kombination mit h kalkuliert ergibt sich ein klares Bild, ob ein Projekt „im Plan“ ist.

6. Abweichung: h kalkuliert – h erfasst

Dieser Wert zeigt die Differenz zwischen geplanter und tatsächlicher Zeit – und macht sichtbar, ob das Projekt effizient umgesetzt wurde oder aus dem Ruder lief. Ein negativer Wert bedeutet Überziehung. Ein zu großer positiver Wert kann aber auch auf unrealistisch hohe Schätzungen hindeuten.

In der TEAMBOX-Kundenumfrage landete die Produktivität direkt auf Platz zwei der wichtigsten Controlling-Kennzahlen. Kein Wunder – sie misst, wie viel Arbeitszeit wirklich auf wertschöpfende, abrechenbare Projekte entfällt.

Um die Produktivität zu kennen, musst Du wissen, wie viele Stunden auf interne Auslastungen fallen. Projektleitungen, interne Meetings, administrative Abstimmungen – all das kostet Zeit. Und Zeit kostet Geld. 

Viele Agenturen erfassen diese Aufwände zu grob oder gar nicht. Das führt zu verzerrten Ergebnissen und erschwert die realistische Bewertung von Projekten.

Auslastung = Anteil der gebuchten Zeit an der verfügbaren Arbeitszeit

Produktivität = Anteil der abrechenbaren Projektzeit an der gesamten Arbeitszeit

Ein Beispiel:
Eine Mitarbeiterin arbeitet 40 Stunden pro Woche. Davon sind 32 Stunden verplant (80 % Auslastung). Wenn aber nur 20 davon auf abrechenbare Projekte entfallen, liegt die Produktivität bei 50 %.

Was sagt uns das?
Gute Auslastung ohne Produktivität ist teuer. Wer effizient arbeiten will, muss also beide Kennzahlen analysieren – und verstehen. 

Empfehlung: Nutze ein Tool, das Zeitaufwände, Rollen, Stundensätze und Projektbudgets miteinander verknüpft. Eine Controlling Software wie TEAMBOX erlaubt es, Projektkosten realitätsnah zu kalkulieren – inklusive interner Aufwände.

Gute Projektbewertung blickt nicht nur zurück – sondern hilft, zukünftige Entwicklungen abzuschätzen. Gerade im Projektgeschäft ändern sich Anforderungen, Budgets und Ressourcen laufend.

Controlling bedeutet daher auch:

👉 Frühzeitig Abweichungen erkennen

👉 Trends aus historischen Daten ableiten

👉 Forecasts ableiten, um Engpässe zu vermeiden

Praxisbeispiel:
Ein Kunde nutzt TEAMBOX, um monatlich seine Projekte zu analysieren. Dank der Vergleichbarkeit von Vorjahreswerten und Budgetplänen kann er frühzeitig erkennen, ob Projekte aus dem Ruder laufen – und gegensteuern, bevor es kritisch wird.

Jede Agentur und jede Beratung hat individuelle Anforderungen an ihr Controlling. Das TEAMBOX-Controlling ermöglicht Dir vielseitige Auswertungsoptionen auf verschiedenen Ebenen und passt sich dank individueller KPIs wie Projektmarge oder Rentabilität und eigenen Datenfeldern optimal an die Bedürfnisse Deines Unternehmens an. Sprich' uns an, wenn Du weitere individuelle KPIs benötigen solltest. 

Profitabel zu arbeiten, bedeutet nicht nur, Umsatz zu generieren – sondern zu wissen, wie viel wirklich bleibt. Dafür braucht es Klarheit: über Deckungsbeiträge, über Margen, über Produktivität.

Diese Klarheit entsteht nicht durch manuelle Excel-Auswertungen, sondern durch integrierte Systeme, die alle Projektdaten intelligent miteinander verknüpfen. Genau hier setzt eine Agentur Management Software wie TEAMBOX an.

Denn wer Komplexes versteht, kann mit Leichtigkeit entscheiden – und mit Sicherheit wachsen.