Die Projektumsetzung ist oft länger als nötig

Projekte sollen Umsatz bringen, Kund:innen glücklich machen – und Ressourcen optimal nutzen. Und dabei geht es nicht nur um ein Gefühl: Die Produktivität des eigenes Teams und die Projektmarge ist, wie unsere Branchenumfrage 2025 gezeigt hat, in Unternehmen mit Projektgeschäft eine der wichtigsten KPIs. 

Doch in der Realität sehen viele Dienstleistungsprojekte anders aus: Der Scope verzieht sich, Rückfragen häufen sich, Timings werden gerissen.

Was dann folgt, ist meist Symptombekämpfung: Noch ein Statusmeeting, noch eine Excel-Auswertung, noch ein Reminder. Doch die eigentlichen Ursachen liegen tiefer – unsichtbare Zeitfresser, die sich durch den gesamten Projektverlauf ziehen.

Und genau dort liegt der Hebel: Wer diese Bremsen erkennt und beseitigt, kann Projekte nicht nur effizienter abschließen, sondern auch besser steuern und skalieren.

Viele dieser Bremsen sind nicht offensichtlich. Sie sind Teil des Alltags – und genau das macht sie gefährlich:

👉 Tool-Chaos

Teams springen zwischen Ressourcenplanungen, Briefings und Kostenvoranschlägen in PowerPoint hin und her. Die Folge: doppelte Datenpflege, Informationslücken, Fehlerquellen.

👉 Manuelle Prozessschritte

Copy-Paste von Kundendaten, manuelle Stundenaufstellungen, Angebotserstellung ohne Vorlage – all das kostet Zeit, ohne wirklich Wert zu schaffen.

👉 Unklare Verantwortlichkeiten

Wer hat die Deadline im Blick? Wer fragt beim Kunden nach? Wenn Rollen und Prozesse nicht klar sind, entsteht Reibung – und das Projekt zieht sich.

👉 Fehlende Echtzeitdaten

Wenn Projektbudgets und Auslastungen nur nach Bauchgefühl gesteuert werden, lassen sich Projekte nicht verlässlich abschließen – zumindest nicht effizient.

❌ Projekte dauern länger als geplant

❌ Budgets werden gesprengt, ohne dass es jemand rechtzeitig merkt

❌ Teams sind ausgelastet – aber nicht effizient

❌ Der Eindruck beim Kunden leidet, weil Feedbackschleifen nicht sauber laufen

Das Problem: Diese Folgen sind sichtbar – die Ursachen oft nicht. Genau deshalb braucht es einen methodischen Blick hinter die Kulissen.

Im Zentrum steht nicht mehr nur die Frage „Wo verlieren wir Zeit?“, sondern:
👉„Wie schließen wir Projekte effizient, planbar und erfolgreich ab?“

Hier sind fünf Stellschrauben, die wirklich etwas verändern:

1️⃣ Time Audits: Der erste Blick auf die Realität

Warum das wichtig ist
Viele Prozesse wirken reibungslos – bis man misst, wie viel Zeit sie kosten. Time Audits machen genau das sichtbar.

So funktioniert’s

• Mitarbeitende erfassen ihre Aufgaben über 1–2 Wochen hinweg detailliert
• Alle Kategorien wie Projektarbeit, Kommunikation, Admin, Wartezeiten werden mitgedacht
• Ergebnisse werden gemeinsam reflektiert 

Ergebnis
Verblüffende Aha-Momente. Etwa, wie viel Zeit wöchentlich in die Pflege von Statuslisten fließt, die durch Automatisierung überflüssig wären.

2️⃣ Prozesse sichtbar machen und Engpässe identifizieren

Warum das wichtig ist
Was nicht sichtbar ist, lässt sich nicht verbessern. Prozesse müssen nicht kompliziert sein – aber klar.

So gehst Du vor

• Wähle einen typischen Projektprozess (z. B. von Anfrage bis Rechnung)
• Zeichne alle Schritte auf – mit Beteiligten und Tools
• Markiere Engpässe, Redundanzen und manuelle Zwischenschritte

Tool-Tipp: Nutze Tools wie Miro oder Figma, um Projektprozesse einfach und schnell zu visualisieren. 

Vorteil
Alle im Team sehen sofort, wo’s klemmt – und können gezielt optimieren.

3️⃣ Tool-Landschaft konsolidieren

Warum das wichtig ist
Zu viele Tools erzeugen Reibungsverluste. Je mehr Systeme gepflegt werden müssen, desto größer der Aufwand – und das Fehlerrisiko.

Stattdessen
Setze auf integrierte All-in-One-Lösungen mit Funktionen wie:

• Projektplanung
• Zeiterfassung
• Rechnungsstellung
• Ressourcenplanung
• Kundenverwaltung

Einige Deiner Tools, wie zum Beispiel Personio, sind unverzichtbar? Achte darauf, dass sie sich nahtlos in andere Tools integrieren lassen. 

Beispiel
Mit einer Software wie TEAMBOX lassen sich alle diese Schritte abbilden – ohne Medienbrüche, ohne Mehrarbeit.

4️⃣ Automatisierung als Produktivitäts-Booster 

Warum das wichtig ist
Automatisierung spart nicht nur Zeit – sie schafft auch Konsistenz und Verlässlichkeit.

Was sich automatisieren lässt

• Erstellung von Angeboten & Rechnungen auf Basis von Projektinfos
• Zeiterfassung gekoppelt an Aufgaben
• Automatische Benachrichtigungen bei Fristen oder fehlenden Zeiten
• Forecasts und Budgets

Vorteil
Mitarbeitende müssen weniger „nachhalten“ – das System übernimmt.

5️⃣ Kontinuierliche Reviews statt Einzelaktionen

Warum das wichtig ist
Einmal aufräumen reicht nicht. Wer Projekte dauerhaft effizient steuern will, muss regelmäßig hinterfragen: Was läuft gut? Wo entstehen neue Zeitfresser?

Kleine Rituale, große Wirkung

• Kurze Wochenreviews im Team mit Blick auf Projektpläne und Dashboards
• Retrospektiven am Projektende
• Offene Feedbackkultur (Was nervt? Was hilft?)

Vorteil
Probleme werden früh sichtbar – bevor sie Projekte ausbremsen.

Projekte effizient abzuschließen ist keine Frage von Tempo. Sondern von Transparenz, Fokus und smarten Tools.

Wer Zeitfresser erkennt und systematisch eliminiert, gewinnt nicht nur Ressourcen – sondern auch Klarheit, Motivation im Team und bessere Kundenergebnisse.

Denn in einem Markt, in dem Zeit knapp und Wettbewerb hoch ist, zählt jede Stunde doppelt.

Clever planen, klar entscheiden. Das ist der Unterschied zwischen Projektabschluss – und Projekterfolg.